Главная › Новости

Технически хорошее письмо, то есть приветствие без запятой в конце. Инфографика

Опубликовано: 14.10.2023

Технически хорошее письмо, то есть приветствие без запятой в конце. Инфографика

Недавно мы писали об искусстве – иногда сложном – общении по электронной почте с клиентом, поставщиком или деловым партнером. Там мы сосредоточились в первую очередь на правильной риторике письма, а теперь пришло время взглянуть на письма с технической стороны. Поскольку я ежедневно занимаюсь коммуникацией в компании, то регулярно получаю на свой почтовый ящик сообщения, которые хотелось бы «развидеть», выражаясь языком Фейсбука. Это невозможно, поэтому остается только нести этот светильник воспитания и не допускать самых распространённых ошибок.

Вы, наверное, подумаете, что вас уже ничто не сможет удивить в этой теме, но так ли это на самом деле? Ниже приведены несколько практических советов.

Заголовок

Никогда не пропускайте заголовок сообщения, иначе ваше письмо может быть проигнорировано, особенно если вы отправляете его тому, с кем общаетесь впервые. Лучше всего, если вы включите в заголовок письма ключевую фразу, которой касается письмо (например, название проекта, услуги, компании и т. д.) — тогда вам будет проще отфильтровать письмо, чтобы при необходимости найти это сообщение.

Приветствие

Адаптируйте форму приветствия к получателю и этот вопрос не нужно как-то особенно разрабатывать. На что мы хотим обратить внимание и что не все знают, так это на совет о том, что мы заканчиваем приветствия запятой или восклицательным знаком ( однако не забывайте избегать восклицательных знаков в деловых и официальных сообщениях [(14505)] ). То, как вы закончите приветствие, определяет написание первой строки вашего сообщения. Если вы заканчиваете приветствие запятой, начнитепервую строку сообщения со строчной буквы. Однако если вы приветствовали получателя восклицательным знаком, начнитепервую строку письма с заглавной буквы.

Поле «СК»

Мы используем поле скрытой копии, когда по каким-то причинам мы не хотим, чтобы получатели сообщения знали, что другие люди также являются получателями сообщения. Это происходит, например, когда мы отправляем сообщение разным получателям и не хотим раскрывать так называемую конфиденциальные данные, например, адреса электронной почты, отличные от тех, которые доступны, например, в Интернете, возможность связать людей или компании с данным учреждением или даже избежать отправки нежелательной почты со-получателями сообщения.

Непрерывность переписки и ответ всем

Эта ошибка появляется чаще всего, и при этом наибольшие проблемы доставляет отсутствие непрерывности переписки. Чтобы этого не произошло, обязательно запомните поле «CC».

Мы используем поле «Копия» (Attn), когда третье лицо каким-либо образом связано с темой сообщения и должно прочитать его содержимое. Сам факт добавления в копию конкретного человека означает, что недаром он или она находится в числе адресатов и должен следить за дальнейшим обменом корреспонденцией. И это происходит только тогда, когда каждый человек, отвечающий на электронное письмо, использует опцию «ответить всем». К сожалению, многие до сих пор об этом забывают, не обращают внимания на суть поля СС или сознательно исключают других людей из дальнейшего обмена перепиской. А что потом? Подобные действия вносят ненужный хаос, отсутствие эффективного и корректного обмена информацией, потому что вдруг кто-то просто «выбывает из оборота».

Дополнительно помогает поддерживать непрерывность переписки, копируя содержимое письма в ответ, что облегчает отслеживание темы. Проще прочитать одно письмо со всеми текстами, чем перелистывать несколько. Конечно, при изменении темы не забудьте не включать предыдущие сообщения и не меняйте тему сообщения.

Высокий приоритет

Не злоупотребляйте этими красными восклицательными знаками. Если вы будете использовать их каждый раз, независимо от их фактической действительности, они перестанут выполнять свою роль. Придавайте сообщениям высокую важность только в том случае, если получатель действительно должен рассматривать их как приоритетные.

Нижний колонтитул

Деловые сообщения, особенно те, которые адресованы получателям за пределами компании, должны содержать нижний колонтитул с данными об отправителе и компании. Таким образом, электронное письмо становится более достоверным, получатель сообщения знает, с кем он имеет дело, какой отдел или организационное подразделение компании вы представляете, и если у него возникнут вопросы, он может позвонить по номеру телефона, указанному в нижний колонтитул, чтобы развеять любые сомнения. Не забывайте использовать только тот шаблон корпоративного нижнего колонтитула, который заранее определен компанией. Оставляйте любые самостоятельно приготовленные «украшения» типа цитат, дополнительных логотипов, особенно сделанных на коленях для личных сообщений.

Привет, или формула прощания

Вы это знаете, вы это используете, но правильно ли вы это используете? Что ж, многие из нас допускают одну фундаментальную ошибку. После прощальной формулы, например «С уважением» (которая начинается с заглавной буквы)запятые не ставьте.

Мы надеемся, что приведенные выше советы будут полезны. Однако, если в этот раз мы вас ничем не удивили… даже лучше. Это значит, что вы знаете все или, по крайней мере, многое. Подумайте, всегда ли за этими знаниями следует практика, или же привычка преобладает и влияет на то, как вы общаетесь с клиентами, деловыми партнерами или коллегами...